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La convention aziendale è morta? No, semmai è morto il modello tradizionale di convention. Basta con le auto-celebrazioni, basta con i bagni di folla, basta con la comunicazione “monodirezionale” e basta con gli interventi lunghi e noiosi, indigesti al pubblico. Per poter sopravvivere gli eventi aziendali devono adattarsi ad un mondo che è cambiato anche per colpa (o, se preferite, grazie) alla crisi. Convention più piccole, dunque, ma anche più efficaci. Niente re e regine del piccolo schermo alla conduzione, ma consulenti, uomini d’aula capaci di insegnare e divertire allo stesso tempo. E poi un pubblico sempre più coinvolto, partecipe dei temi affrontati. Ecco la naturale evoluzione delle convention aziendale secondo Piero Pavanini, autore insieme a Massimo Morga e Andrea Notarnicola, del libro “C’era una volta la convention. Come migliorare e innovare la gestione degli eventi aziendali”, edito da Il Sole 24 Ore.

Piero Pavanini è partner di Newton Lab 24, impresa specializzata nella creazione di eventi innovativi. Organizza attività, eventi e convention per importanti aziende in Italia e all’estero e ha analizzato una vastissima casistica di situazioni e problematiche.
Massimo Morga è amministratore delegato di Staff Italia S.r.l., società di incentive e convention. Opera nel settore dal 1990 ed è columnist della rivista Meeting & Congressi.
Andrea Notarnicola è partner di Newton Management Innovation, società di consulenza per l’innovazione dei linguaggi. Leader di progetto di primarie imprese globali è editorialista de “L’impresa” e membro del collettivo Jack O. Selz autore di “ZZZOOT – Fulminati in Azienda”.

Dottor Pavanini, “C’era una volta la convention” significa che la convention aziendale è proprio morta e sepolta? Lei in fondo questi eventi li organizza, non ci starà mica dicendo che rischia di rimanere senza lavoro…
Quello che intendiamo dire è che il modello delle convention anni ’80-’90, celebrativo e ridondante, è tramontato. Oggi non funziona più la comunicazione one way da parte dell’azienda. Dobbiamo considerare che il mondo è cambiato grazie a Internet: la gente non accetta più il messaggio così come le viene raccontato, tutto viene messo in discussione, tutto è criticabile, proprio per il maggior accesso che tutti hanno alle informazioni, di qualsiasi tipo. Ecco allora che il vecchio modello di comunicazione degli eventi aziendali entra in crisi. Ma la convention non è morta, si sta solo evolvendo.

Quindi non è solo colpa della recessione se questo modello è entrato in crisi…
La recessione gli ha dato sicuramente il colpo di grazia, ma è da un po’ di anni che le aziende sono più attente nella selezione delle agenzie che organizzano questi eventi. Del resto, con Internet è aumentata anche la possibilità di scelta e di confronto tra i diversi concorrenti. Il cambiamento, dunque, era già in corso, la crisi ha solo accelerato questo processo, spingendo le aziende a tagliare pesantemente sulla comunicazione e ad essere più attente ed esigenti sui risultati: le convention sono diventate più piccole, più essenziali, spesso più efficaci. Si pensa maggiormente alla qualità dell’evento piuttosto che alle dimensioni.

Parliamo delle “nuove generazioni di eventi”. Che cosa differenzia da quelle tradizionali? Innanzitutto basta auto-celebrazioni, giusto?
Esattamente. Il punto fondamentale oggi è pensare e capire cosa il pubblico vuole sentirsi dire, che cosa gli interessa. Per esempio, chi partecipa ad una convention in questo momento vuole sapere quali sono le prospettive dell’azienda, se avrà ancora un lavoro l’anno prossimo, quanto guadagnerà, etc etc. È una cosa mai fatta fino ad ora, perché prima il modello era esclusivamente one way: l’azienda comunicava con toni trionfalistici i risultati ottenuti. Oggi, invece, il pubblico va coinvolto, magari chiedendogli prima dell’evento che cosa vuole sentirsi dire.

Parola chiave: edutainment. Ci vuole spiegare?
Significa educare divertendo. Facendo riferimento a quanto detto da Marshall Mc Luhan, famoso studioso dei mezzi di comunicazione e del loro impatto sulle persone, l’educazione può essere divertente e l’intrattenimento educativo. Anche perché quanto si apprende “divertendosi” viene memorizzato meglio. Fare aula in modo dinamico e divertente è un modello che la nostra società ha fatto suo già da diversi anni nelle consulenze e che ora si sta estendendo anche alle convention. Come si concretizza? Soprattutto con filmati e stili di conduzione innovativi, capaci di divertire mentre raccontano cose utili. Basta con l’uomo della tv: è il consulente, l’uomo d’aula che diventa conduttore, quasi un cabarettista.

Internet e, più in generale, gli strumenti digitali come possono entrare in gioco per realizzare un evento di successo?
Sia nella parte di preparazione che come strumento di feedback. Da un lato, il web viene utilizzato per raccogliere le istanze del pubblico: qualche mese prima dell’evento, si mette online il sito della convention in cui i partecipanti possono trovare informazioni tecniche, suggerimenti ma anche fare le proprie richieste. Dall’altro, Internet può essere un ottimo mezzo per verificare se l’evento è stato efficace ed efficiente, per esempio inviando una mail in cui si chiede ai partecipanti un giudizio sulla convention. Al momento, però, non c’è ancora grande sensibilità su questo tema.

In un capitolo del libro emerge che le classiche attività di team-building possono diventare “un’impresa di demolizione”. Non è un po’ esagerato? Lei cosa suggerisce in alternativa?
Il team-building è molto divertente, ma va fatto con il cervello. Non basta mandare un gruppo di persone nel deserto o a fare rafting, bisogna prima spiegare loro cosa c’è prima e cosa c’è dopo, fare un briefing e un de-briefing su queste attività. Può sembrare un fatto scontato, ma non lo è affatto. Ultimamente la situazione sta migliorando, ci sono bravi professionisti in giro, però esiste anche molta improvvisazione ancora. Comunque, il messaggio è che ci vuole meno fisico e più cervello nel team-building: altrimenti l’adrenalina, il divertimento finisce lì e viene dimenticato dopo tre giorni.

Proviamo a rubarle qualche segreto: c’è un’idea per un evento che nessuno ha ancora realizzato e che le piacerebbe proporre?
Sono un po’ in crisi con questa domanda. Ho visto fare di tutto e di più, quindi avrei in mente cose che sono già state fatte da altri. Diciamo, però, che mi piacerebbe realizzare un evento in cui il pubblico fosse molto coinvolto, rendendolo interattivo anche nella fase di costruzione dell’evento stesso.

Domanda secca per chiudere: perché, secondo lei, oggi un’azienda dovrebbe investire nell’organizzazione di una convention?
Perché è uno strumento efficace come nessun altro. Se voglio incontrare tutte le persone che ruotano intorno ad un azienda e comunicare con loro, non c’è alternativa. La convention è un momento che non può morire, ma sicuramente deve cambiare.